Dienstplan Vorlage: Excel & PDF kostenlos herunterladen [2026 & 2027]
Planen Sie Ihr Team mit Excel-Wochenplan, Stundenberechnung und Monatsübersicht. Oder laden Sie Monats-PDFs für 2026 und 2027 herunter. Basisdateien ohne Anmeldung.
Dienstplan 2026 und 2027: Jahr und Format wählen
Excel zum Bearbeiten, PDF zum Ausdrucken: Beide Jahresversionen und alle Monats-PDFs stehen direkt ohne E-Mail-Anmeldung bereit. Die Dateien sind deutschsprachig.
Dienstplan-Vorlage 2026
Vier Tabs für bis zu 15 Mitarbeiter: Wochenplan mit Kalenderwochenauswahl, Stammdaten, separate Monatsübersicht mit Monats-Dropdown und Anleitung.
Excel 2026 herunterladenDienstplan-Vorlage 2027
Vier Tabs für bis zu 15 Mitarbeiter: Wochenplan mit Kalenderwochenauswahl, Stammdaten, separate Monatsübersicht mit Monats-Dropdown und Anleitung.
Excel 2027 herunterladenWichtig: Speichern Sie für jede Woche beziehungsweise jeden Monat eine eigene Dateikopie. Ein Wechsel der Auswahl verändert die Datumsanzeige, nicht Ihre bereits eingetragenen Schichten. Wochenplan und Monatsübersicht werden separat ausgefüllt.
Weitere Vorlagen und Premium-Paket
Die bisherigen Basisdateien bleiben verfügbar. Das zusätzliche Premium-Paket erhalten Sie über die Newsletter-Anmeldung mit E-Mail-Bestätigung.
Excel Dienstplan-Vorlage
4 Tabs: Wochenplan mit Von-Bis-Zeiten, Pausen, automatischer Stundenberechnung, Stammdaten mit VLOOKUP-Verknüpfung und Monatsübersicht. Zellschutz und farbcodierte Schichten inklusive.
KostenlosExcel herunterladenPDF Dienstplan-Vorlage
A4-Querformat mit Von-Bis + Pausen-Spalten, Besetzungszeile (Ist/Mindest), Notizen-Bereich und Legende. Professionelles Layout zum Ausdrucken und Aufhängen.
KostenlosPDF herunterladenPremium-Paket
Premium7 Tabs: Alles aus der Basis + 3-Schicht-Rotation (4 Teams, 12 KW), dynamische ArbZG-Checkliste mit Ampelsystem und Personalkosten-Dashboard mit Diagramm.
Kostenlos · Per E-MailDouble-Opt-in · nach DSGVO-Grundsätzen
Ihr Dienstplan soll auch beim Team ankommen?
In Shiftdesk planen Sie Schichten zentral und veröffentlichen den aktuellen Dienstplan für Ihr Team. Mitarbeiter sehen ihn in der Smartphone-App. Abwesenheiten bleiben bei der Planung im Blick, ohne neue Excel-Dateien zu verteilen.
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Was enthält unsere Dienstplan-Vorlage?
Wochenplan mit Von-Bis-Zeiten und Schichtfarben
Die Dienstplan Vorlage Excel enthält einen Wochenplan für bis zu 15 Mitarbeiter (Premium: 20). Für jeden Tag wählen Sie den Schichtcode per Dropdown (F/S/N/U/K/X), tragen Von-Bis-Zeiten und Pausendauer ein. Die Stunden werden automatisch berechnet. Jeder Schichtcode wird farbig markiert – Frühschicht hellblau, Spätschicht hellorange, Nachtschicht helllila – so sehen Sie auf einen Blick, wer wann arbeitet.
Automatische Stundenberechnung und Vergleich mit dem Wochen-Soll
Die Vorlage berechnet die geplanten Stunden pro Mitarbeiter aus den Von-Bis-Zeiten abzüglich Pause. Die Soll-Stunden stammen aus den Stammdaten. Der Soll-Ist-Vergleich bezieht sich hier auf den eingetragenen Plan, nicht auf tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Die Jahresversionen zeigen die Wochendifferenz je Mitarbeiter, kein fortlaufendes Überstundenkonto. Eine Besetzungszeile unterstützt die Kontrolle der Tagesplanung.
Verknüpfte Stammdaten und Monatsübersicht
Im Stammdaten-Tab erfassen Sie Name, Vertragstyp, Wochenstunden und Kontaktdaten. Diese Daten werden automatisch im Wochenplan verwendet, als Dropdown für die Namen und per VLOOKUP für die Soll-Stunden. In den Jahresversionen wählen Sie den Monat in der separaten Monatsübersicht per Dropdown. Datumsanzeige und deutsche Wochentage passen sich an den gewählten Monat an.
Dynamische ArbZG-Checkliste mit Ampelsystem (Premium)
Das Premium-Paket enthält eine 10-Punkte-Checkliste, die automatisch mit dem Wochenplan verknüpft ist: Höchstarbeitszeit, Pausenregelungen und Wochenstunden-Limit werden geprüft und mit einem Ampelsystem angezeigt (Grün = OK, Gelb = manuell prüfen, Rot = Warnung). Keine Rechtsberatung – aber ein nützliches Werkzeug. Mehr zu den gesetzlichen Grundlagen im Leitfaden zu Ruhezeiten und Pausen.
Schichtrotation und Kosten-Dashboard (Premium)
Für Betriebe mit Schichtsystem: Vier Teams rotieren über 12 Kalenderwochen im Vorwärtsmodell (F→S→N→Frei), farbcodiert mit Besetzungsanzeige. Das Kosten-Dashboard berechnet automatisch Personalkosten pro Mitarbeiter und Woche, inklusive Budget-Vergleich und Balkendiagramm. Mehr zu Schichtmodellen auf unserer Seite Schichtplaner online.
7 Tabs, die den Unterschied machen
Ein Blick in die vier wichtigsten Tabs – alle mit echten Formeln, keine Screenshots.
Wochenplan
F/S/N FarbcodesRotation
4 Teams · 12 KWArbZG
Ampel · 10 RegelnKosten
Budget + DiagrammDienstplan erstellen mit Excel: Schritt für Schritt
So nutzen Sie die Dienstplan Vorlage in 5 Schritten:
Jahr wählen und Excel-Datei öffnen
Laden Sie die Version für 2026 oder 2027 herunter. Wählen Sie im Wochenplan die Kalenderwoche und in der separaten Monatsübersicht den Monat per Dropdown. Die Dateien sind für Excel vorbereitet. Prüfen Sie bei einem Import in andere Programme Formeln, Dropdowns und Druckansicht.
Mitarbeiter und Vertragstypen eintragen
Tragen Sie im Tab 'Stammdaten' die Namen, Vertragstypen (Vollzeit, Teilzeit, Minijob) und Wochenstunden ein. Die Namen erscheinen automatisch als Dropdown im Wochenplan.
Schichten planen mit Von-Bis-Zeiten
Wählen Sie den Schichtcode (F/S/N/U/K/X) per Dropdown, tragen Sie Von-Bis-Zeiten ein und wählen Sie die Pausendauer. Die Stunden pro Schicht werden automatisch berechnet.
Planstunden und Besetzung prüfen
Vergleichen Sie die geplanten Wochenstunden mit den Soll-Stunden aus den Stammdaten. Kontrollieren Sie die Besetzungszeile und Hinweise zu unvollständigen Zeiteingaben. Der Plan ist keine Erfassung tatsächlich geleisteter Arbeitszeit und kein fortlaufendes Überstundenkonto.
Prüfen, als Kopie speichern und teilen
Prüfen Sie Datumsanzeige, Stunden und Druckvorschau. Speichern Sie pro Woche beziehungsweise Monat eine eigene Dateikopie, bevor Sie den Zeitraum wechseln. Teilen Sie den fertigen Plan mit Ihrem Team. Für einen leeren Aushang stehen zusätzlich Monats-PDFs bereit.
Einen ausführlicheren Leitfaden finden Sie im Blog: Dienstplan erstellen: Der komplette Leitfaden.
Dienstplan Vorlage PDF: Wann reicht ein Ausdruck?
Die PDF-Vorlage eignet sich für den Aushang im Pausenraum, als Backup oder für Teams, die bewusst mit Papier arbeiten möchten. Sie ist schnell ausgedruckt und sofort nutzbar – ohne Excel, ohne Software.
Ehrlich gesagt: Für Teams bis 5 Mitarbeiter mit festen Zeiten kann ein PDF-Ausdruck ausreichen. Die Grenzen zeigen sich, wenn Schichten wechseln, Minijobber hinzukommen oder Überstunden berechnet werden müssen. Dann ist die Excel-Variante mit Formeln die bessere Wahl – oder direkt eine digitale Lösung.
Wann eine Dienstplan Vorlage Excel nicht mehr reicht
5 Warnsignale, dass es Zeit für den nächsten Schritt ist:
Mehr als 15 Mitarbeiter mit wechselnden Zeiten
Die Basis-Vorlage ist für 15 MA optimiert (Premium: 20). Bei mehr wird es unübersichtlich – und fehleranfällig.
Regelmäßige Konflikte bei Ruhezeiten oder Pausen
Excel warnt nicht bei Regelverstößen. Eine Software mit ArbZG-Hinweisen kann das.
WhatsApp-Gruppen für Schichttausch
Wenn Schichttausch nur per Chat funktioniert, fehlt ein System. Niemand weiß, welche Version aktuell ist.
Minijob-Grenzen werden überschritten
Die monatliche Verdienstgrenze manuell zu kontrollieren ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
Kein Überblick über Überstunden und Urlaub
Ohne digitales Stundenkonto und Urlaubsübersicht verlieren Sie den Überblick.
Statisch vs. dynamisch: derselbe Plan, zwei Welten
Dieselben 4 Mitarbeiter, dieselbe KW – links in Excel, rechts in Shiftdesk. Die Software übernimmt genau die Teile, die in der Vorlage fehlen: Drag & Drop, Live-Status und automatische ArbZG-Prüfung.
Wenn die rechte Seite besser zu Ihrem Betrieb passt, lohnt sich der nächste Schritt.
Einen ausführlichen Vergleich finden Sie im Artikel Dienstplan mit Excel oder Software?
Häufige Fragen zu Dienstplan-Vorlagen
Ist die Dienstplan-Vorlage wirklich kostenlos?▼
Gibt es Dienstplan-Vorlagen für 2026 und 2027?▼
Wie wechsle ich Monat oder Kalenderwoche in Excel?▼
Kann ich die Vorlage an meinen Betrieb anpassen?▼
Für wie viele Mitarbeiter ist die Vorlage geeignet?▼
Erfüllt die Vorlage die gesetzlichen Anforderungen?▼
Gibt es auch eine Schichtplan-Vorlage?▼
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Die Vorlagen dienen als Orientierungshilfe und ersetzen keine individuelle rechtliche oder steuerliche Beratung. Die ArbZG-Checkliste im Premium-Paket gibt Hinweise auf Basis gesetzlicher Standardwerte – für eine rechtliche Bewertung im Einzelfall wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.