Stoßzeiten statt gleichmäßiger Auslastung
Vorbereitung, Mittagsgeschäft und Abendservice brauchen unterschiedliche Besetzungen in Küche, Service und Bar.
Branchenlösung
Dienstplan für die Gastronomie
Küche, Service und Stoßzeiten in einem verlässlichen Plan.
Keine Kreditkarte nötig · Nach DSGVO-Grundsätzen entwickelt
Hosting in Frankfurt (EU)Monatlich kündbar256-Bit-Verschlüsselung
Mittags- und Abendservice abgedecktKüche und Service abgestimmt
Shiftdesk verbindet Dienstplanung, Verfügbarkeiten und Zeiterfassung für Restaurants, Cafés, Bars und Cateringbetriebe. Planen Sie Früh-, Mittel-, Spät- und geteilte Dienste, koordinieren Sie Aushilfen bei kurzfristigen Ausfällen und veröffentlichen Sie Änderungen direkt in der Mitarbeiter-App – ohne mehrere Planstände in Excel, Aushang und Chat.
* Informatorische Hinweise auf Basis gesetzlicher Standardwerte. Keine Rechtsberatung. Tarifliche, betriebliche und branchenspezifische Sonderregelungen sind eigenverantwortlich zu prüfen.
Warum Dienstplanung in der Gastronomie besonders dynamisch ist
Kurzfristige Ausfälle
Eine Krankmeldung kurz vor Schichtbeginn löst schnell Telefonketten, Chat-Nachrichten und mehrere Planstände aus.
Aushilfen und Minijobs
Unterschiedliche Verfügbarkeiten, Wochenstunden und Einsatzbereiche müssen vor jeder Zuteilung zusammenpassen.
Geteilte Dienste und späte Schichten
Mittags- und Abendservice, lange Öffnungszeiten und Dienste über Mitternacht erschweren den Überblick über Arbeits- und Ruhezeiten.
Mehrere Bereiche und Standorte
Küche, Service, Bar, Terrasse oder Filiale brauchen eigene Besetzungen, sollen aber in einem Gesamtplan steuerbar bleiben.
Plan- und Ist-Zeit laufen auseinander
Früher Feierabend, spätes Aufräumen oder ungeplante Mehrarbeit müssen nach dem Dienst nachvollziehbar geprüft werden.
Serviceablauf statt Standardschablone
Besetzung an Vorbereitung, Mittagsgeschäft und Abendservice ausrichten
Legen Sie den benötigten Personaleinsatz aus Ihren eigenen Reservierungen, Erfahrungswerten und Betriebsdaten fest. Im Dienstplan übersetzen Sie diesen Bedarf in konkrete Schichten, erkennen offene Zeiten und können geeignete Mitarbeitende gezielt einplanen.
Planungsbeispiel
Restaurant Innenstadt · Freitag
interner Bedarfgeplant
09:00Vorbereitung
abgedeckt3/3
11:30Mittagsservice
1 Person offen6/7
15:00Übergabe
abgedeckt3/3
17:30Abendservice
1 Person offen8/9
22:30Abschluss
abgedeckt4/4
Schematische Darstellung eines Planungsablaufs. Shiftdesk erstellt keine automatische Reservierungs-, Umsatz- oder Personalbedarfsprognose. Den Bedarf legt die verantwortliche Planung anhand der eigenen Betriebsdaten fest.
Wenn kurz vor dem Service jemand ausfällt
Ein klarer Ablauf ersetzt hektische Telefonketten und hält den veröffentlichten Plan nachvollziehbar.
Ausfall im Plan erfassen
Die verantwortliche Person sieht, welcher Zeitraum und welcher Bereich neu besetzt werden müssen.
Dienst als offen markieren
Die Schicht bleibt mit Zeit und Einsatzbereich im aktuellen Plan sichtbar.
Verfügbare Kräfte einbeziehen
Geeignete Teammitglieder können den offenen Dienst sehen oder gezielt angefragt werden.
Zuteilung freigeben
Nach der Entscheidung wird der Plan aktualisiert und die Änderung digital veröffentlicht.
So bringt Shiftdesk Ruhe in Ihren Gastro-Dienstplan
01Dienstplan & offene Schichten
Dienstplan per Drag & Drop
Planen Sie Früh-, Mittel- und Spätdienste für Küche, Service und Bar. Wiederkehrende Wochen dienen als Vorlage, ohne den neuen Plan blind zu übernehmen.
Offene Schichten und Tausch-Anfragen
Freie Dienste werden für passende Teammitglieder sichtbar. Anfragen und Freigaben laufen digital statt über unübersichtliche Chat-Verläufe.
02Arbeitszeiten & Verfügbarkeiten
Arbeitszeit-Hinweise im Plan
Shiftdesk weist beim Planen auf mögliche Konflikte bei Ruhezeit, Höchstarbeitszeit und Pausen nach hinterlegten Standardwerten hin.
Verfügbarkeiten und Abwesenheiten
Berücksichtigen Sie freie Tage, Urlaub und gemeldete Verfügbarkeiten, bevor eine Aushilfe oder Stammkraft einer Schicht zugeordnet wird.
03Zeiterfassung & Lohnvorbereitung
App, Browser oder Tablet-Terminal
Erfassen Sie tatsächliche Arbeitszeiten passend zum Betrieb: mobil, im Browser oder per persönlicher PIN am gemeinsam genutzten Tablet.
Stundenkonto und Lohnvorbereitung
Vergleichen Sie Plan- und Ist-Zeiten, prüfen Sie freizugebende Stunden und bereiten Sie Daten sowie Zuschlagszeiten für die weitere Verarbeitung und DATEV vor.
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- ohne Kreditkarte testen
- 14 Tage
- Serverstandort in der EU
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- App, Browser oder Tablet
- 3 Wege
- Export zur Lohnvorbereitung
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Einfache, transparente Preise
Grundgebühr plus faire Mitarbeiter-Staffel. Alle Preise netto zzgl. USt.
Basic
25 €
ab / Monat, 6 MA inklusive
- Dienstplanung mit Drag & Drop
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Dienstplan-App für Gastro-Teams
Der aktuelle Dienstplan passt in jede Schürzentasche
Mitarbeitende sehen veröffentlichte Schichten, Änderungen und offene Dienste auf dem Smartphone. Urlaubs- und Tausch-Anfragen landen beim zuständigen Planer statt in privaten Chat-Verläufen.
Tauschanfrage mit Freigabe
Ein Teammitglied fragt den Tausch digital an. Die verantwortliche Person prüft und bestätigt, bevor der veröffentlichte Plan geändert wird.
Änderungen direkt sichtbar
Neue oder angepasste Schichten werden nach der Veröffentlichung in App und Browser angezeigt, damit nicht mehrere Versionen kursieren.
Kostenlos laden: jetzt im App Store und bei Google Play
Zeiterfassung am Standort
Tablet-Stempeluhr für Küche, Service und Bar
Ein fest zugeordnetes Tablet am Personalzugang oder an der Service-Station wird zur gemeinsamen Stempeluhr. So braucht nicht jede Aushilfe ein privates Smartphone für die Zeiterfassung.
Persönlich per PIN stempeln
Mitarbeitende wählen ihr Profil, bestätigen ihre PIN und erfassen Start, Pause sowie Ende direkt am betrieblichen Gerät.
Für den laufenden Betrieb vorgesehen
Das Terminal bleibt dem Standort zugeordnet und kann im Kioskmodus betrieben werden. Nach Verbindungsunterbrechungen verbindet sich die App wieder.
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Was gute Dienstplan-Software für die Gastronomie leisten sollte
Ein Dienstplan in der Gastronomie verteilt nicht nur Arbeitsstunden. Er verbindet Öffnungszeiten, Vorbereitung, erwartete Stoßzeiten, Qualifikationen und die Verfügbarkeit eines Teams, das häufig aus Vollzeitkräften, Teilzeitkräften, Auszubildenden, Werkstudenten und Minijobbern besteht. Für Restaurant, Café, Bar oder Catering ist deshalb entscheidend, dass der Plan die tatsächlichen Einsatzbereiche abbildet und nach einer Änderung schnell wieder einen verbindlichen Stand erreicht.
Shiftdesk organisiert Schichten, Abwesenheiten, offene Dienste und Zeiterfassung in einer Plattform. Die Software entscheidet dabei nicht, wie viele Personen ein Service benötigt. Diesen Personalbedarf legt die verantwortliche Betriebs- oder Schichtleitung anhand eigener Reservierungen, Erfahrungswerte, Veranstaltungsdaten und betrieblicher Vorgaben fest. Anschließend unterstützt Shiftdesk dabei, den Bedarf in konkrete Schichten zu übersetzen und Lücken sichtbar zu halten.
Küche, Service und Bar getrennt planen – gemeinsam steuern
Ein Koch kann nicht automatisch eine offene Schicht im Service übernehmen, und eine Servicekraft erfüllt nicht jede Qualifikation an der Bar. Bereiche, Teams und Standorte helfen, diese Unterschiede im Plan abzubilden. Die Planung bleibt zentral, während Verantwortliche gezielt auf ihren Arbeitsbereich schauen können.
Stoßzeiten mit überlappenden Schichten abdecken
Statt einer gleich langen Standardschicht für alle lassen sich Früh-, Mittel- und Spätdienste kombinieren. Zusätzliche Kräfte können nur für Vorbereitung, Mittagsgeschäft oder Abendservice eingeplant werden. Welche Besetzung wirtschaftlich und fachlich sinnvoll ist, bleibt eine Entscheidung des Betriebs.
Mehrere Restaurants oder Standorte organisieren
Bei mehreren Standorten wird sichtbar, wo eine Person grundsätzlich zugeordnet ist und ob sie nach interner Freigabe an einem anderen Standort aushelfen kann. Einheitliche Schichtnamen und Rollen reduzieren Missverständnisse, ohne lokalen Leitungen unnötig umfassende Zugriffsrechte zu geben.
Aushang, Excel und WhatsApp oder digitale Gastro-Dienstplanung?
Für ein kleines, sehr stabiles Team kann ein Aushang oder eine Tabelle zunächst ausreichen. Der Engpass zeigt sich meist bei der zweiten oder dritten Änderung: Eine Krankmeldung kommt per Chat, der Plan wird in Excel angepasst, ein Foto des alten Aushangs bleibt auf mehreren Handys und die tatsächlich gearbeiteten Zeiten stehen später in einer weiteren Liste. Das erzeugt Rückfragen und Übertragungsarbeit, obwohl jede einzelne Lösung für sich einfach wirkt.
Digitale Dienstplanung lohnt sich, wenn Änderungen regelmäßig vorkommen, offene Schichten verteilt, Abwesenheiten freigegeben oder Plan- und Ist-Zeiten zusammengeführt werden sollen. Der Vergleich beschreibt typische Abläufe und ist keine pauschale Aussage, dass jeder Gastronomiebetrieb sofort Software benötigt.
| Kriterium | Aushang | Excel + Chat | Shiftdesk |
|---|---|---|---|
| Verbindlicher Planstand | Nur vor Ort sichtbar | Abhängig von Datei und Chat-Verlauf | Veröffentlichter Stand in App und Browser |
| Kurzfristiger Ausfall | Handschriftlich ändern oder neu drucken | Nachrichten senden und Datei erneut verteilen | Offenen Dienst im aktuellen Plan bearbeiten |
| Tauschanfrage | Mündlich oder telefonisch | Im Gruppen- oder Einzelchat | Digitale Anfrage mit Freigabe |
| Verfügbarkeiten und Urlaub | Separate Liste | Weitere Tabellen oder Nachrichten | Im selben System vor der Zuteilung sichtbar |
| Tatsächliche Arbeitszeit | Zusätzlicher Stundenzettel | Separate Datei oder App | App, Browser oder Tablet-Terminal |
| Lohnvorbereitung | Manuell übertragen | Dateien zusammenführen | Geprüfte Zeiten auswerten und für DATEV exportieren |
Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten in der Gastronomie im Blick behalten
Späte Dienste, Arbeit an Sonn- und Feiertagen sowie wechselnde Schichtfolgen gehören in vielen Gastro-Betrieben zum Alltag. Der veröffentlichte Dienstplan zeigt zunächst die vorgesehene Zeit; die Zeiterfassung dokumentiert, wann tatsächlich begonnen, pausiert und beendet wurde. Beide Perspektiven sind wichtig, weil ein voller Abend den geplanten Feierabend verschieben kann.
Shiftdesk kann beim Planen anhand hinterlegter Standardwerte auf mögliche Konflikte bei Ruhezeit, Höchstarbeitszeit und Pausen hinweisen. Das ist eine Kontrollhilfe, keine automatische Rechtsprüfung oder Rechtsberatung. Branchen-Ausnahmen, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Jugendarbeitsschutz und der notwendige Ausgleich bei verkürzten Ruhezeiten müssen Verantwortliche für ihren konkreten Betrieb selbst bewerten.
Geteilte Dienste transparent abbilden
Ein Einsatz am Mittag und ein weiterer am Abend können als getrennte Schichten geplant werden. Dadurch bleiben Beginn und Ende jedes Einsatzes sichtbar. Ob die Unterbrechung arbeitsrechtlich als freie Zeit, Pause oder Teil einer besonderen Vereinbarung gilt, hängt vom tatsächlichen Ablauf und den geltenden Regelungen ab.
Plan- und Ist-Zeit vor der Abrechnung prüfen
Erfasste Zeiten sollten nicht ungeprüft in die Lohnvorbereitung fließen. Verantwortliche können Abweichungen nachvollziehen, Stunden freigeben und Zuschlagszeiten aufbereiten. Die endgültige Lohnabrechnung, steuerliche Bewertung und Auszahlung bleibt Aufgabe des Lohnsystems beziehungsweise der Lohnbuchhaltung.
So führen Sie einen digitalen Dienstplan im Restaurant ein
Starten Sie mit einer typischen Woche statt mit der kompliziertesten Veranstaltung des Jahres. Legen Sie zuerst Standort, Bereiche, Rollen, Vertragsstunden und häufig genutzte Schichtzeiten an. Übernehmen Sie genehmigte Abwesenheiten, prüfen Sie Verfügbarkeiten und planen Sie einen vollständigen Zeitraum mit einem kleinen Kreis von Verantwortlichen. Erst danach wird der Plan für das ganze Team veröffentlicht.
Im zweiten Schritt entscheiden Sie, wie Mitarbeitende Zeiten erfassen: per App, Browser oder gemeinsamem Tablet-Terminal. Definieren Sie außerdem, wer Schichten verändern, Tauschanfragen freigeben und Zeiten prüfen darf. Nach der ersten Abrechnungsperiode lassen sich Vorlagen, Benachrichtigungen und Exporte anhand echter Rückfragen verbessern, ohne den laufenden Betrieb auf einmal umzustellen.
Für welche Gastro-Betriebe passt Shiftdesk?
Die Abläufe passen zu Restaurants, Cafés, Bars, Bistros, Systemgastronomie und Catering-Teams mit wechselnden Schichten. Hotels mit Rezeption, Housekeeping, Nachtbetrieb und mehreren Abteilungen finden eine gesonderte Lösung auf der Hotel-Seite, damit beide Einsatzwelten klar beschrieben bleiben.
Beispiel: einen vollen Freitagabend ohne Planchaos vorbereiten
So kann eine Restaurantleitung den selbst ermittelten Mehrbedarf in einen nachvollziehbaren Dienstplan übersetzen.
- 01
Betrieblichen Bedarf festlegen
Die Leitung bewertet Reservierungen, Erfahrungswerte, Öffnungszeiten und notwendige Rollen anhand der eigenen Betriebsdaten.
- 02
Stammteam und Abwesenheiten abgleichen
Vertragsstunden, Verfügbarkeiten und bereits genehmigte freie Tage werden vor der Zuteilung geprüft.
- 03
Mittags- und Abenddienst getrennt besetzen
Küche, Service und Bar erhalten passende, teilweise überlappende Schichten für Vorbereitung und Stoßzeiten.
- 04
Offene Abendschicht veröffentlichen
Die noch nicht besetzte Zeit bleibt als offener Dienst im Plan sichtbar und kann von geeigneten Teammitgliedern angefragt werden.
- 05
Plan veröffentlichen und Ist-Zeiten prüfen
Nach der Freigabe sieht das Team den aktuellen Stand. Nach dem Service werden Abweichungen aus der Zeiterfassung kontrolliert.
Fiktives Prozessbeispiel zur Veranschaulichung, keine Kundenreferenz und kein Versprechen einer automatischen Reservierungs- oder Personalbedarfsprognose.
Häufige Fragen
Für welche Gastronomiebetriebe eignet sich Shiftdesk?
Shiftdesk eignet sich für Restaurants, Cafés, Bars, Bistros, Systemgastronomie und Catering-Teams mit wechselnden Schichten. Bereiche, Rollen und Standorte lassen sich passend zum jeweiligen Betrieb organisieren.
Kann ich Küche, Service und Bar getrennt planen?
Ja. Teams, Bereiche und Standorte können getrennt organisiert und dennoch in einer Plattform geplant werden. So bleibt sichtbar, welche Schicht welchem Einsatzbereich zugeordnet ist.
Erstellt Shiftdesk automatisch eine Personalbedarfsprognose aus Reservierungen oder Umsatz?
Nein. Die verantwortliche Leitung legt den Personalbedarf anhand eigener Reservierungen, Erfahrungswerte und Betriebsdaten fest. Shiftdesk unterstützt danach bei Schichtplanung, Veröffentlichung, Abwesenheiten und Zeiterfassung.
Wie funktionieren offene Schichten bei kurzfristigen Ausfällen?
Ein unbesetzter Dienst bleibt mit Zeit und Bereich im aktuellen Plan sichtbar. Geeignete Mitarbeitende können ihn sehen oder angefragt werden. Die verantwortliche Person prüft die Zuteilung und veröffentlicht den aktualisierten Plan.
Lassen sich geteilte Dienste in der Gastronomie planen?
Ja. Ein Mittags- und ein Abendeinsatz können als getrennte Schichten geplant werden. Dadurch bleiben die einzelnen Zeiträume transparent. Die arbeitsrechtliche Bewertung der Unterbrechung bleibt beim Betrieb.
Prüft Shiftdesk Ruhezeiten und Pausen automatisch rechtssicher?
Shiftdesk weist anhand hinterlegter Standardwerte auf mögliche Konflikte bei Ruhezeit, Höchstarbeitszeit und Pausen hin. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung und bilden nicht automatisch jeden Tarifvertrag, jede Ausnahme oder betriebliche Vereinbarung ab.
Braucht jede Aushilfe ein Smartphone für die Zeiterfassung?
Nein. Neben App und Browser kann ein betriebliches Tablet als gemeinsame Stempeluhr dienen. Mitarbeitende erfassen Start, Pause und Ende dort mit ihrer persönlichen PIN.
Kann Shiftdesk WhatsApp für die Dienstplanung ersetzen?
Dienstplan, offene Schichten, Urlaubs- und Tausch-Anfragen können zentral abgebildet werden. Private Chat-Nachrichten für diese Abläufe werden dadurch meist unnötig; allgemeine Teamkommunikation ist jedoch kein vollständiger Messenger-Ersatz.
Erledigt Shiftdesk die Lohnabrechnung für die Gastronomie?
Nein. Shiftdesk bereitet freigegebene Arbeitszeiten, Stundenkonten und Zuschlagszeiten für die weitere Verarbeitung auf und bietet einen DATEV-Export. Die eigentliche Lohnabrechnung und steuerliche Prüfung erfolgen außerhalb von Shiftdesk.
Wie schnell kann ein Restaurant starten?
Ein kleines Team kann Standort, Bereiche, Mitarbeitende und eine typische Woche häufig in wenigen Stunden vorbereiten. Die vollständige Einführung hängt von Teamgröße, Rollen, Berechtigungen und dem gewählten Zeiterfassungsweg ab. Der Testzeitraum beträgt 14 Tage und benötigt keine Kreditkarte.
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