Zeiteinträge prüfen und genehmigen

Zeiteinträge prüfen und genehmigen

Als Manager sind Sie dafür verantwortlich, dass die erfassten Arbeitszeiten korrekt sind, bevor sie in die Lohnvorbereitung wandern. Dieser Artikel zeigt Ihnen den Prüf- und Genehmigungsworkflow.

Wo finde ich die offenen Einträge?

Gehen Sie zu Arbeitszeitprotokoll im Dashboard. Standardmäßig sehen Sie die Wochenansicht. Filtern Sie oben rechts nach Status: Ausstehend, um nur die noch nicht genehmigten Einträge anzuzeigen.

Einträge einzeln genehmigen

1. Klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste.
2. Prüfen Sie Plan, Ist und Abweichung in der Detailansicht.
3. Prüfen Sie Pausen, Notizen und ggf. den GPS-Stempel.
4. Klicken Sie auf Genehmigen, um den Eintrag freizugeben — oder auf Ablehnen mit Begründung.

Sammelgenehmigung

Wenn Sie viele Einträge auf einmal prüfen wollen:

1. Setzen Sie Filter (z. B. Standort, Abteilung, Datumsbereich).
2. Markieren Sie mehrere Einträge über die Checkboxen oder wählen Sie Alle anzeigen.
3. Klicken Sie oben auf Sammelgenehmigen.
4. Bestätigen Sie im Dialog mit der Anzahl der betroffenen Einträge.

Die Sammelaktion überspringt automatisch Einträge mit Warnungen (z. B. Ueberstunden über dem ArbZG-Limit oder fehlende Pause).

Was bedeutet "genehmigt"?

• Der Status wechselt von pending auf approved.
• Der Eintrag bleibt editierbar, bis die Periode gesperrt wird.
• Sobald Sie den Monat schließen (Status locked), kann nur noch ein Administrator durch ein Reopen ändern.
• Genehmigte und gesperrte Einträge werden in die Lohnvorbereitung übernommen.

Auto-Approve

Wenn Ihr Standort Auto-Approve aktiviert hat, werden Einträge ohne Abweichung automatisch genehmigt. Sie müssen dann nur die Ausnahmen prüfen — siehe Erfassungsmodi für Details zur Auto-Approve-Toleranz.

Tipp

Genehmigen Sie idealerweise täglich oder spätestens wöchentlich. Je früher Sie prüfen, desto leichter sind Korrekturen.