Mitarbeiter anlegen und einladen

Mitarbeiter in Shiftdesk anlegen

In Shiftdesk pflegen Sie Ihr Team zentral unter Mitarbeiter. Von dort aus legen Sie neue Personen an, laden sie per E-Mail ein und geben ihnen Zugriff auf die Mobile App.

Neuen Mitarbeiter erstellen

1. Gehen Sie zu Mitarbeiter → Neuer Mitarbeiter.
2. Füllen Sie die Stammdaten aus: Vorname, Nachname, E-Mail und optional Telefon.
3. Wählen Sie den Standort und die Abteilung aus, denen die Person zugeordnet werden soll.
4. Legen Sie die Rolle fest (z. B. Mitarbeiter, Team-Lead, Standort-Manager).
5. Speichern Sie mit Anlegen.

Vertrag direkt mitanlegen

Im selben Schritt können Sie einen ersten Vertrag hinterlegen. Dafür brauchen Sie:

• Vertragstyp (z. B. Vollzeit, Teilzeit, Minijob) — falls noch keiner existiert, legen Sie ihn vorher unter Einstellungen → Vertragstypen an
• Wochenstunden und Stundenlohn oder Monatsgehalt
• Vertragsbeginn und optional Vertragsende

Der Vertrag ist Grundlage für Sollstunden, Überstundenberechnung und Lohnvorbereitung.

Einladung versenden

Nach dem Speichern erscheint im Mitarbeiterprofil der Button Einladen. Damit verschicken Sie eine E-Mail mit einem Magic-Link. Die Person setzt beim ersten Login ein eigenes Passwort.

Zugang zur Mobile App

Sobald der Account aktiv ist, kann sich Ihr Team mit denselben Zugangsdaten in der Shiftdesk Mobile App anmelden. Dort sehen sie ihren Dienstplan, können Schichten tauschen, Abwesenheiten beantragen und (wenn freigeschaltet) Zeiten stempeln. Mehr dazu: Die Shiftdesk Smartphone-App im Überblick. Wer am Terminal stempelt, braucht eine Kiosk-PIN.

Bulk-Import

Für größere Teams gibt es unter Mitarbeiter → Importieren einen CSV-Import. Eine Vorlage steht direkt im Dialog zum Download bereit.

Mehr zum Thema: Rollen und Berechtigungen erklärt.