Vergessenes Ausstempeln und Safety-Net

Vergessenes Ausstempeln

Es passiert: Der Feierabend kommt schneller als gedacht, das Telefon klingelt, und das Ausstempeln gerät in Vergessenheit. Shiftdesk hat dafür ein mehrstufiges Safety-Net.

Stufe 1: Push-Erinnerung

Wenn Ihre geplante Schicht mehr als 15 Minuten vorbei ist und Sie noch eingestempelt sind, schickt Ihnen die Mobile App eine Push-Benachrichtigung:

"Sie sind noch eingestempelt. Haben Sie vergessen auszustempeln?"

Tippen Sie auf die Benachrichtigung und der AUSSTEMPELN-Bildschirm öffnet sich direkt.

Stufe 2: 23-Stunden-Warnung

Sind Sie 23 Stunden ohne Unterbrechung eingestempelt, sendet Shiftdesk:

• Eine kritische Push-Notification an Ihr Gerät
• Eine E-Mail an Sie und Ihren Manager
• Einen Eintrag im Arbeitszeitprotokoll mit Warnung "Offene Session > 23 h"

Stufe 3: Auto-Close nach 24 Stunden

Sobald die Session 24 Stunden dauert, greift der Auto-Close-Job:

1. Shiftdesk erstellt automatisch ein clock_out-Event mit dem Zeitstempel des geplanten Schichtendes (oder fallback: 8 Stunden nach Clock-In).
2. Der Zeiteintrag wird mit Quelle manual und Status pending gespeichert.
3. Eine Warnung "auto_closed" wird angeheftet.
4. Der Manager erhält eine Aufgabe in der Prüfliste.

Auto-Close ist ein Notfallmechanismus, kein Komfortfeature. Der Eintrag muss von einem Manager geprüft und korrigiert werden, bevor er genehmigt wird.

Stufe 4: Manuelle Korrektur durch den Manager

Als Manager finden Sie auto-geschlossene Sessions in Arbeitszeitprotokoll mit Filter Warnungen → auto_closed.

Vorgehen:

1. Sprechen Sie mit dem Mitarbeiter und klären Sie die echte Endzeit.
2. Öffnen Sie den Eintrag und klicken Sie Bearbeiten.
3. Korrigieren Sie die Endzeit.
4. Tragen Sie eine Notiz mit der Begründung ein.
5. Speichern und Genehmigen.

Die Aenderung wird im Audit-Log mit altem und neuem Wert dokumentiert.

Was, wenn ich gar nicht auf der Arbeit war?

Falls die Sitzung versehentlich entstanden ist (z. B. Test oder Klick), kann der Manager den Eintrag ablehnen. Der Status wechselt auf rejected, und der Eintrag fliesst nicht in die Lohnabrechnung ein.

Tipp für Mitarbeiter

Aktivieren Sie Push-Benachrichtigungen in der App. Die meisten vergessenen Ausstempelungen werden bereits durch die 15-Minuten-Erinnerung verhindert.

Siehe auch [Manuelle Zeiteinträge](manuelle-zeiteinträge) und Stempeln mit der Mobile App.